Algemene Voorwaarden Droomtijdloop

Artikel 1. Definities

1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

a. Het Evenement: de hardloopwedstrijd die onderdeel uitmaakt van het door de Organisator in enig jaar te organiseren Evenement met de naam: ‘Droomtijdloop’.

b. Deelnemer: de natuurlijke persoon, niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.

c. Overeenkomst: de overeenkomst strekkende tot deelname van de Deelnemer aan het Evenement.

d. Organisator: AV De Koplopers, Rijksstraatweg 9, 2628 GZ Delft, av@dekoplopers.nl.

2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de Overeenkomst.

Artikel 2. Deelname

Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk door een natuurlijk persoon, die op de dag van het Evenement tenminste de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd van 18 jaar heeft bereikt.
Deelname aan het Evenement staat alleen open voor hardlopers. Het is niet toegestaan aan het Evenement deel te nemen per rolstoel, wheeler of ander aangepast voertuig. Tevens is het niet toegestaan met een buggy, baby-jogger of ander kindervervoersmiddel tijdens de Droomtijdloop aan het Evenement deel te nemen. Het is ook niet toegestaan honden (al dan niet aangelijnd) mee deel te laten nemen aan het Evenement. Uitzonderingen op alle genoemde restricties zijn alleen mogelijk met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Organisator.
Het is Deelnemers niet toegestaan zich te laten begeleiden door een of meer personen, lopend, op een fiets of ander vervoermiddel tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Organisator.
De Deelnemer mag slechts deelnemen aan het Evenement indien hij/zij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld, het inschrijfgeld heeft voldaan en heeft ingestemd met deze Algemene Voorwaarden. De Organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde inschrijvingen van Deelnemers met vals ingevulde persoonlijke gegevens te annuleren, te verwijderen en deelname aan het Evenement te ontzeggen.
De deelname aan het Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk. Het is niet toegestaan een ander in de plaats van de Deelnemer te laten deelnemen. Het door de Organisator verstrekte startnummer is niet overdraagbaar, tenzij dit gebeurt op een door de Organisator aan te wijzen manier. Bij het op andere wijze overdragen van het startnummer is de Organisator gerechtigd als boete een bedrag van 25,00 euro af te schrijven van de rekening van de Deelnemer en/of het startbewijs ongeldig te verklaren.
Indien de Deelnemer verhinderd is aan het Evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd.
De Deelnemer verplicht zich bij inschrijving tot betalen van het inschrijfgeld inclusief de eventuele bestelde extra’s en/of toegezegde vrijwillige extra bijdrage aan een eventueel goed doel ongeacht daadwerkelijke deelname.
De Organisator heeft het recht een Deelnemer te diskwalificeren en hem/haar de deelname aan het Evenement te ontzeggen. Ook de door de Organisator ingestelde medische staf heeft het recht een Deelnemer (verdere) deelname aan het Evenement te ontzeggen.
Tijdregistratie vindt plaats op het startpunt, bij de 10,5 kilometer en finishpunt, voor deze passagepunten gelden tijdslimieten (bruto tijden). De maximale bruto doorkomsttijd bij de 10.5 kilometer is 1 uur en 10 minuten. De maximale bruto eindtijd van de halve marathon is 2 uur en 30 minuten. Handhaving van deze limiettijden is ter beoordeling van de Organisator.
Een Deelnemer, aan wie door de organisator kenbaar is gemaakt dat hij/zij de limiet heeft overschreden, is gediskwalificeerd. Hij/zij neemt vanaf dat moment niet langer deel aan het Evenement en is weer een normale verkeersdeelnemer op wie de reguliere verkeersregels van toepassing zijn.
Achter de laatste Deelnemer (die binnen de tijdslimiet loopt), rijdt een bezemwagen of bezemfiets.
De Organisator kan voorafgaand aan of gedurende het Evenement besluiten het Evenement af te gelasten, uit te stellen, voortijdig te beëindigen, op te schorten, te neutraliseren, of de route/afstand te wijzigen. Dit kan gebeuren op grond van het niet verlenen of intrekken van een vergunning door de gemeente, overheidsmaatregelen betreffende volksgezondheid (zoals bij pandemieën of epidemieën), extreme weersomstandigheden (zoals hittegolven, zware stormen, onweer, gladheid), terreurdreiging, onvoorziene grote infrastructurele werkzaamheden, andere veiligheidsrisico’s of omstandigheden van overmacht.
De Organisator volgt de richtlijnen en protocollen van de Atletiekunie en andere relevante instanties met betrekking tot de veiligheid en gezondheid van Deelnemers, waaronder protocollen voor extreme weersomstandigheden zoals het Hitteprotocol. Besluiten genomen op basis van deze protocollen (zoals het aanpassen of afgelasten van het Evenement) zijn bindend en vallen onder de bepalingen van artikel 2.12.
Restitutie van het reeds betaalde inschrijfgeld (geheel of gedeeltelijk) bij afgelasting is volledig ter discretie van de Organisator en wordt mede bepaald door het tijdstip van afgelasting en de alsdan reeds gemaakte kosten door de Organisator.

Artikel 3. Aansprakelijkheid

Deelname geschiedt op eigen risico. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen opzet, grove schuld of nalatigheid. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel en overlijden. Een besluit van de Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden, doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van eventuele door de Deelnemers gemaakte kosten.
Indien – ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel – aansprakelijkheid van de Organisator voor schade van de Deelnemer moet worden aangenomen, blijft de verplichting van de Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator/het Evenement ter zake van die schade uitkeert.
De Deelnemer is zelf verantwoordelijk om afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij/zij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn of haar overlijden, letsel of ziekte als gevolg van deelname aan het Evenement.
De Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname aan het Evenement een goede gezondheid in fysieke en psychische zin vereist. Tevens verklaart de Deelnemer dat hij/zij aan deze eis voldoet en dat hij/zij zich door training en anderszins voldoende heeft voorbereid op het Evenement. De Organisator adviseert de Deelnemer uitdrukkelijk, bij enige twijfel aan de eigen fysieke gesteldheid, zich in verband met de deelname aan het Evenement sportmedisch te laten keuren.
Op de achterzijde van elk startnummer is een beknopt medisch paspoort opgenomen. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van het niet, onvolledig of onjuist invullen van dit medisch paspoort.
De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten van handelen met betrekking tot het Evenement. De Deelnemer dient voldoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
Sponsor(en) van het Evenement, vergunningverleners, hulpdiensten en de gemeenten waarin het Evenement plaatsvindt zijn op dezelfde voet als de Organisator uitgesloten van aansprakelijkheid.

Artikel 4. Persoonlijke eigendommen

Indien de Organisator gedurende het Evenement – al dan niet tegen betaling – zaken van de Deelnemer voor hem/haar bewaart of indien een Deelnemer – al dan niet met instemming van de Organisator – zaken achterlaat in een al dan niet door de Organisator beheerde ruimte, is de Organisator niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door verlies, diefstal, vermissing of beschadiging van die zaken.

Artikel 5. Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort: AVG) is van toepassing op het Evenement. Op dit punt maakt de meest recente versie van de Privacyverklaring van de Organisator (AV De Koplopers) integraal deel uit van deze Algemene Voorwaarden.
Bij inschrijving verleent de Deelnemer toestemming aan de Organisator en haar partners voor openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto’s, audio- en videomateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar of hoorbaar is. Ter zake is de Organisator geen vergoeding verschuldigd aan de Deelnemer.
De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisator verwerkt in overeenstemming met de AVG en de Privacyverklaring van de Organisator. De verwerking geschiedt voor doeleinden zoals het organiseren van het Evenement, communicatie met de Deelnemer, en het publiceren van wedstrijdresultaten. De grondslagen en doeleinden van de verwerking zijn gedetailleerd beschreven in de Privacyverklaring van de Organisator.
De Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst toestemming aan de Organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door publicatie in dag- en weekbladen en via diverse internetkanalen.
De Deelnemer heeft het recht op het rectificeren of het anonimiseren van de persoonsgegevens in de uitslag. Deelnemer neemt daartoe contact op met de Organisator. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Evenement.

Artikel 6. Geschillenregeling

Op de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en alle rechtsbetrekkingen die tussen de Organisator en de Deelnemer mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de naleving of toepassing van het vigerende wedstrijdreglement van de Atletiekunie, waaronder beslissingen van de wedstrijdleiding over diskwalificatie, race-incidenten of resultaatvaststelling, worden via de Klachten-, bezwaren- en geschillenregeling Atletiekunie afgehandeld, zie www.atletiekunie.nl.
Alle overige geschillen, waaronder contractuele geschillen die niet direct betrekking hebben op de toepassing van het wedstrijdreglement, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse burgerlijke rechter.

Artikel 7. Wedstrijdreglement

Op de deelname aan het Evenement is het vigerende wedstrijdreglement van de Atletiekunie van toepassing, welke onderdeel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden. De regels voor de door de Atletiekunie te organiseren wedstrijden worden vastgesteld door het bestuur van de Atletiekunie en omschreven in het wedstrijdreglement. Wijzigingen van de regels van IAAF of European Athletics worden zonder nader besluit van kracht op de door de betrokken federatie bepaalde datum. Voor het gedeelte van het wedstrijdreglement dat handelt over masters atletiek, geldt hetzelfde, waar het gaat om de wedstrijdbepalingen van de World Masters Athletics (WMA) en European Masters Athletics (EMA).

Artikel 8. Algemene gedragsregels

Instructies van politie, Organisator, wedstrijdleiding en medewerkers/vrijwilligers moeten direct en stipt worden opgevolgd. Ook dienen Deelnemers de aangegeven aanlooproute te volgen. Het niet opvolgen van de instructies kan diskwalificatie tot gevolg hebben.
De Wegenverkeerswet en het reglement ‘Verkeersregels en Verkeerstekens’ blijven tijdens het Evenement onverkort van kracht, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven is in die situaties waarin aan de Organisator ontheffing verleend is.
In het start/finishgebied, langs het parcours en op de route naar het start-finishgebied geldt een algeheel verbod op flyeren, sampling en andere promotionele activiteiten anders dan met van de Organisator expliciet en voorafgaand aan het Evenement verkregen goedkeuring.
Van iedere Deelnemer wordt verwacht geen schade toe te brengen aan de natuur of aan andermans eigendommen en geen afval achter te laten anders dan in de daarvoor bestemde afvalbakken.
Belangrijke mededelingen betreffende het Evenement, waaronder wijzigingen in het programma, veiligheidsupdates of dringende instructies, kunnen worden gecommuniceerd via de officiële website van het Evenement, nieuwsbrieven, sociale media kanalen, e-mail aan Deelnemers en/of via omroepinstallaties op locatie. Deelnemers worden geacht deze communicatiekanalen in de gaten te houden.

Artikel 9. Slotbepaling

Indien één of enkele artikelen van deze Algemene Voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van deze Algemene Voorwaarden.

In alle overige gevallen, of in gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, zal de Organisator een besluit nemen waarbij de redelijkheid en billijkheid leidend zijn

Versie 2.0
vastgesteld op 29 juni 2026.